Blog

JAK ÚSPĚŠNĚ ZORGANIZOVAT KONFERENCI V HOTELU? SEZNAMTE SE S NAŠÍM RECEPTEM!
Představte si situaci, že Vás někdo vyzve, abyste zorganizoval(a) konferenci, seminář nebo školení v hotelu. Čeká Vás řada výzev: výběr členů organizačního týmu. volba a rozeslání pozvánek prezentujícím, zpracování plánu propagace celé akce, nalezení vhodných prostor, zajištění atrakcí atd. No právě! Jak zvolit vhodné místo, kde by Vám nabídli bonusové atrakce?

VÝBĚR KONFERENČNÍHO SÁLU V HOTELU
Především je třeba si uvědomit, kolik účastníků hodláte na svou konferenční akci pozvat.
50, 100, 150, 250? Nachází se v okolí vhodné místo, které by bylo s to přijmout tolik hostů? A nestálo by za to, vybrat si pro organizaci akce trochu vzdálenější místo? Výjezdní akce není jednoduché zadání, ale s pomocí objektu, ve kterém ji hodláte uspořádat, se i nemožné stane možným! OK, máte už za sebou průzkum internetových stránek několika hotelů. Svým vzhledem se Vám velmi líbí. Teď ale nastal čas na otázku, zda mají konferenční sály klimatizaci a potřebné vybavení (řečnický pultík, plátno, CD a DVD přehrávač, ozvučení, flipchart atd.)? Jedním z bodů programu Vaší akce budou workshopy pro účastníky. Má hotel, který jste si vyhlídli, potřebné vybavení, aby zde mohly proběhnout?

CATERING BĚHEM VAŠÍ AKCE
Pamatujte na to, abyste během akce mysleli také na přestávky na kávu, tzv. coffee breaks. Prezentující i hosté totiž potřebují čas od času chvíli oddechu. Ověřte si, zda Vámi vybraný hotel zajišťuje catering a zda má k tomu potřebné zázemí. Pokud ano, jakého je rázu? Budou na místě k dispozici nápoje (káva, čaj, vody, džusy), sladké a slané občerstvení a ovoce? Dobrým řešením je i volba takového místa, které disponuje vlastní restaurací, kde Vám bez problému dokáží připravit lehký oběd pro všechny účastníky akce.

ATRAKCE PRO ÚČASTNÍKY KONFERENCE
Věcná stránka konference je jedna věc, ale neměli byste zapomínat i na zajištění dalších lákadel pro všechny účastníky. Může to být kupříkladu uspořádání návštěvy tzv. „must see“ objektů v okolí. Některé hotelové a konferenční objekty mají vlastní nabídku aktivního odpočinku. Co myslíte, zajímalo by účastníky Vaší akce naučit se něco nového (např. hrát golf)? Jedním z cílů konferencí je také vzájemná integrace účastníků. Postarejte se proto, aby se všichni cítili společně co nejlépe a dobře se navzájem seznámili. Existuje celá řada integračních a teambuildingových aktivit – nezbývá, než je využít v praxi. V těchto případech se skvěle osvědčují i outdoorové hry.

Organizace konference vyžaduje hodně času a nasazení. Vyberte si proto ke spolupráci vhodné lidi, promyslete spolu tematickou část celé konference, zpracujte její časový harmonogram a využijte rad odborníků 🙂