Blog

Spis treści:

1. Wybór sali konferencyjnej w hotelu
2. Catering podczas Twojego wydarzenia
3. Atrakcje dla uczestników konferencji

Jak zorganizować udaną konferencję w hotelu? – poznaj nasz przepis!

Wyobraź sobie sytuację, w której zostajesz wyznaczony do zorganizowania konferencji, seminarium, czy też szkolenia w hotelu. Przed Tobą wiele wyzwań: dobranie członków do zespołu organizacyjnego, wybór i zaproszenie prelegentów, opracowanie planu promocji całego wydarzenia, znalezienie odpowiedniego miejsca, zapewnienie atrakcji itd. No właśnie, jak wybrać odpowiednie miejsce zapewniające dodatkowe atrakcje?

Wybór sali konferencyjnej w hotelu

Przede wszystkim zastanów się, ilu uczestników chcesz zaprosić na swoją konferencję. 50, 100, 150, 250? Czy w Twojej okolicy znajduje się odpowiednie miejsce na przyjęcie tylu gości? A może warto zastanowić się nad zorganizowaniem eventu nieco dalej? Konferencja wyjazdowa to nie lada wyzwanie, ale z pomocą obiektu, w którym zechcesz ją zorganizować – niemożliwe staje się możliwe! Ok, przejrzałeś strony internetowe kilku obiektów. Wizualnie: są świetne. Teraz zadaj sobie pytanie czy sale konferencyjne są klimatyzowane i posiadają odpowiedni sprzęt (mównica, ekran, rzutnik, odtwarzacz CD/DVD, nagłośnienie, flipcharty itd.)? Jednym z punktów programu Twojego wydarzenia są warsztaty dla uczestników. Czy wstępnie wybrany przez Ciebie hotel jest dostosowany do ich przeprowadzenia?

Catering podczas Twojego wydarzenia

Pamiętaj, aby w programie Twojego wydarzenia przeznaczyć również czas na przerwy kawowe. W końcu zarówno zaproszeni prelegenci, jak i goście potrzebują chwili odpoczynku. Dowiedz się, czy goszczący Was obiekt zapewni całe zaplecze cateringowe. Jeśli tak to jakie? Czy będą napoje (kawa, herbata, woda, soki), przekąski słodkie i wytrawne, owoce? Dobrym rozwiązaniem jest również wybranie takiego miejsca, które posiada swoją restaurację i bez problemu przygotuje lunch dla wszystkich gości.

Atrakcje dla uczestników konferencji

Merytoryka merytoryką, ale nie zapomnij o zapewnieniu atrakcji wszystkim uczestnikom. Może zorganizujesz zwiedzanie absolutnych „must see” w okolicy? Niektóre obiekty hotelowe i konferencyjne proponują także aktywny wypoczynek. Jak myślisz, czy osoby biorące udział w Twoim evencie ucieszyłyby się z możliwości nauczenia się czegoś nowego (np. gry w golfa)? Jednym z celów konferencji jest również integracja jej uczestników. Zadbaj też o to, aby wszyscy dobrze czuli się w swoim gronie i lepiej się poznali. Istnieje mnóstwo zabaw integracyjnych – wykorzystaj je. W tym przypadku świetnie sprawdzają się także gry outdoorowe.

Organizacja konferencji wymaga dużo czasu i zaangażowania. Dobierz odpowiednich ludzi do współpracy, przemyślcie wspólnie tematykę konferencji, opracujcie cały plan, skorzystajcie z rad profesjonalistów 🙂